İletişim formu, e-posta, telefon, WhatsApp ve benzeri kanallar üzerinden iletilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin özel açıklamalar bu metinde yer alır.
İletişim süreçlerinde ad-soyad, e-posta adresi, telefon numarası, kurum bilgisi, konu başlığı, mesaj içeriği, ek belge veya dosya içerikleri, görüşme tarihi, başvuruya ilişkin işlem kayıtları, IP adresi, log verileri ve güvenlik kayıtları işlenebilir.
Bu veriler; talebinizi yanıtlamak, sizinle iletişime geçmek, teknik veya hukuki değerlendirme yapmak, hizmet talebini anlamak, teklif veya bilgilendirme sürecini yürütmek, kayıt oluşturmak, mükerrer başvuruları yönetmek, gerektiğinde ispat ve savunma haklarını kullanmak, bilgi güvenliğini sağlamak ve yasal yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla işlenir.
İletişim verileri çoğu durumda ilgili kişinin talebi üzerine sözleşme öncesi işlemlerin yürütülmesi, veri sorumlusunun meşru menfaati, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Açık rıza gerektiren özel bir senaryo oluşursa ayrıca açık rıza alınır.
İletişim alanlarına gereksiz nitelikte özel nitelikli kişisel veri, üçüncü kişilere ait gizli bilgi, ticari sır veya hukuken korunması gereken hassas içerik yüklenmemesi önerilir. Başvuruda paylaşılan içerik bakımından ölçülülük ve amaçla bağlılık ilkeleri gözetilmelidir. Gönderdiğiniz bilgi ve belgelerin niteliği bakımından sorumluluk büyük ölçüde başvuruyu yapan ilgili kişiye aittir.
İletişim kayıtları; e-posta hizmet sağlayıcıları, barındırma altyapısı, teknik destek sistemleri, bilişim hizmet sağlayıcıları ve gerekli hâllerde hukuken yetkili mercilerle paylaşılabilir. Saklama süresi; başvurunun niteliği, uyuşmazlık riskleri, teknik kayıt ihtiyaçları ve yasal yükümlülükler dikkate alınarak belirlenir.
İletişim süreçlerinde spam, yetkisiz erişim, otomatik bot gönderimi, kötü niyetli kullanım ve sistem güvenliğini tehdit eden eylemlerin önlenmesi amacıyla zaman damgası, IP adresi, kullanıcı işlem bilgisi, form güvenlik verileri ve benzeri teknik kayıtlar tutulabilir.
İlgili kişiler, 6698 sayılı Kanunun 11 inci maddesi kapsamındaki tüm haklarını veri sorumlusuna başvurarak kullanabilir.
